Um Termine in den Terminkalendern der Aufenthalte oder Benutzer oder um Termine im Einrichtungskalender anlegen zu können, benötigen Sie Terminarten, denn Termine können nicht wahllos, sondern immer nur anhand einer Vorlage, einer Terminart, erstellt werden.
Vorausgehende Informationen zur Konfiguration von Terminarten finden Sie im Artikel Terminarten konfigurieren.
Eine neue Terminart legen Sie unter 'Kataloge - Terminarten' an. Verwenden Sie den Button 'Neu anlegen'.
Nutzen Sie das Feld 'Bemerkung', um dieser Terminart eine interne Bezeichnung, die für Sie eindeutig ist, zu geben.
Hinterlegen Sie eine 'Gruppierung', um die Terminarten übersichtlicher zuordnen zu können. Sobald Sie einmalig eine Gruppierung bei einem Termin hinterlegt haben, lernt das Programm und bietet Ihnen bei der Erstellung einer neuen Terminart über ein Dropdown-Menü die bereits definierte Gruppierung an, die Sie dann nur noch durch Anklicken auswählen müssen.
Der Schieberegler des Feldes 'Aktiviert' zeigt Ihnen durch die grüne Markierung und rechte Position an, dass diese Terminart aktiv genutzt werden kann. Benötigen Sie diese Terminart nicht mehr, schieben Sie den Schieberegler nach links, sodass er rot angezeigt wird. Die Terminart ist damit deaktiviert.
Hinterlegen Sie bei 'Terminart Typ' die anzuwendende Regel für die neue Terminart und bestimmen damit den Typ der Terminart. Sobald die Terminart verwendet wurde, kann der 'Terminart Typ' nicht mehr verändert werden. Folgende Auswahlen stehen zur Verfügung:
'ein Ereignis, es kann nur ein Datum erfasst werden': Sie können nur den Tag erfassen.
'einen Verlauf, es kann ein Zeitraum (vom-bis) erfasst werden': Sie können einen Zeitraum mit Datum und ggf. Uhrzeit erfassen.
'eine Abwesenheit, OHNE Abrechnungsauswirkung und OHNE Einfluss auf die Belegungszahlen': Sie müssen einen Zeitraum erfassen. Dieser Zeitraum hat keinen Einfluss auf die Pflegekostenabrechnung. Dieser Zeitraum hat keinen Einfluss auf die Berechnung der Mitternachtsstatistik (Auslastungszahlen).
'eine Abwesenheit, OHNE Abrechnungsauswirkung, die Belegungszahlen werden vermindert': Sie müssen einen Zeitraum erfassen. Dieser Zeitraum hat keinen Einfluss auf die Pflegekostenabrechnung. Dieser Zeitraum hat Einfluss auf die Berechnung der Mitternachtsstatistik. Die Auslastungszahlen werden unter Umständen verringert.
'eine Abwesenheit, MIT Abrechnungsauswirkung, die Belegungszahlen werden vermindert': Sie müssen einen Zeitraum erfassen. Dieser Zeitraum hat Einfluss auf die Pflegekostenabrechnung. Die Abwesenheitstage werden lt. eingetragenem Abrechnungsschlüssel berücksichtigt. Der Abrechnungsschlüssel muss über das Fragezeichen erfasst werden. Eine stundenweise Abwesenheit hat keinen Einfluss auf die Pflegekostenabrechnung.
Dieser Zeitraum hat Einfluss auf die Berechnung der Mitternachtsstatistik. Die Auslastungszahlen werden unter Umständen verringert.
'eine Abwesenheit MIT Abrechnungsauswirkung und OHNE Einfluss auf die Belegungszahlen': Sie müssen einen Zeitraum erfassen. Dieser Zeitraum hat Einfluss auf die Pflegekostenabrechnung. Die Abwesenheitstage werden lt. eingetragenem Abrechnungsschlüssel berücksichtigt. Der Abrechnungsschlüssel muss über das Fragezeichen erfasst werden. Eine stundenweise Abwesenheit hat keinen Einfluss auf die Pflegekostenabrechnung. Dieser Zeitraum hat keinen Einfluss auf die Berechnung der Mitternachtsstatistik (Auslastungszahlen).
'eine Zielvorgabe': Es handelt sich um eine spezielle Terminart für die Überwachung von geplanten Zeit- oder Terminkontingenten.
'Phase': Es handelt sich um eine Terminart zur Dokumentation von Phasen während einer Betreuung.
'Krankschreibung': Es handelt sich um eine Terminart, die verknüpfte Terminarten absagen kann.
Je nachdem, für welche Auswahl Sie sich beim 'Terminart Typ' entschieden haben, unterscheiden sich die nachfolgenden Karteikarten. Wir erläutern hier die Optionen für den 'Terminart Typ' 'Verlauf', da diese am umfangreichsten ist.
Das Auswahlmenü im Feld 'Erläuterung zur Unterbrechung (§301)' steht Ihnen nur bei 'Abwesenheiten' zur Verfügung. Hinterlegen Sie dort die Erläuterung zur Abwesenheit, die per §301 übertragen werden soll.
Verknüpfen Sie die Terminart mit einem 'Abrechnungsschlüssel', wenn Sie diesen Termin abrechnen wollen.
Bei Abwesenheiten mit Abrechnungsauswirkungen steht Ihnen zusätzlich das Feld 'Abrechnungsschlüssel Abwesenheiten' zur Verfügung.
Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, für diese Terminart einen 'Hinweis' zu definieren.
Wählen Sie einen ‘Ablagebereich' aus, damit die Terminart einem bestimmten Bereich zugeordnet wird (z.B. Verwaltung, Medizin, Therapie). Bei der Erfassung des Termins kann dann auf die verschiedenen Ablagebereiche gefiltert werden, um eine bessere Übersicht über die zu verwendenden Terminarten zu erhalten. In der 'Benutzerverwaltung’ können die Ablagebereiche berechtigt werden, sodass z.B. nur Termine bestimmter Ablagebereiche ausgewählt werden können. Wählen Sie als Ablagebereich 'ohne', muss jeder Benutzer bei jedem Eintragen des entsprechenden Termins selbst den Ablagebereich definieren.
Um Termine im Aufenthalts- und Benutzerkalender eintragen zu können, setzen Sie im Feld 'Neuanlage via' den Haken bei 'nur Aufenthaltsbezogen'. Um Termine für den Einrichtungskalender zu konfigurieren, setzen Sie entsprechend den Haken bei 'Einrichtungsbezogen'.
Geben Sie im Feld 'Verfügbarkeit' an, ob Sie diese Terminart ausschließlich in Terminmodulen und nicht als Individualtermin verwenden wollen, indem Sie das Häkchen bei 'Nur für Terminmodule' setzen. Wollen Sie diese Terminart auch mobil über die PATFAK app nutzen, haken Sie die entsprechende Option 'Für Mobil freigeben' an.
Wählen Sie bei 'Nachträgliche Änderungen' die Option 'Öffentlicher Termin zum Ändern', kann jeder Benutzer mit entsprechenden Rechten im Terminkalender einen Termin bearbeiten bzw. auch löschen, den er nicht selbst erfasst hat. Wählen Sie die Option 'Öffentlicher Termin zum Lesen' ist ein Bearbeiten durch einen anderen Benutzer ausgeschlossen. Ein mit dieser Einstellung gespeicherter Termin, kann von einem anderen Benutzer nur schreibgeschützt geöffnet werden, es sei denn innerhalb der Benutzerverwaltung wurde ihm explizit das Recht gegeben, dass er diese Art von Terminen öffnen kann.
Tragen Sie im 'Betreff' die Bezeichnung ein, die im Terminkalender angezeigt soll. Diese kann von der 'Bemerkung', die Sie für interne Zwecke festgelegt haben, abweichen. Der 'Betreff' kann manuell beim Einbuchen des Termins in den Kalender verändert werden.
Im Feld 'Ort' haben Sie die Möglichkeit, eine feste Ortsvorgabe für diese Terminart hinterlegen zu können.
Mittels des Feldes 'Farbe' können Terminarten farblich markiert werden. Die Markierung wird bei Verwendung der Terminart angezeigt.
Tragen Sie im Feld 'Dauer' die Standarddauer dieser Terminart ein. Diese kann manuell beim Einbuchen des Termins in den Kalender verändert werden.
Um festzulegen, wie viele Teilnehmer an ein und demselben Termin maximal teilnehmen können, nutzen Sie die Eingabe im Feld 'Maximale Anzahl Teilnehmer'.
Mit Hilfe der 'Priorität' können Sie steuern, ob bei parallel eingetragenen Terminen eine Kollisionsprüfung erfolgt. Das Feld 'Priorität' steht standardmäßig auf 0, wodurch keine Prüfung auf Kollision erfolgt. Eine Kollisionsprüfung mit entsprechender Abfrage erfolgt nur, wenn die sich zeitlich überschneidenden Termine dieselbe Priorität haben (höher als 0). Bei der Erfassung muss der entstehende Terminkonflikt bearbeitet werden. Bei Erfassung eines Termins unterschiedlicher Priorität wird der Termin mit der geringeren Priorität automatisch abgesagt.
Soll ein Termin immer im 'Dienstbuch' erscheinen, wählen Sie diese Option. Die Option ist bei der Erfassung des Termins nicht mehr änderbar! Dienstbuchtermine können nicht gelöscht werden!
Wählen Sie 'Für Aufenthalt sichtbar', um die gewünschte Terminart auf den Wochenplanausdrucken sichtbar zu machen.
Die Option 'Aufgabe' steht zum Erzeugen von Aufgabenlisten zur Verfügung.
Setzen Sie das Häkchen bei 'BORA' um zu markieren, dass es sich um einen Termin im Rahmen der 'Beruflichen Orientierung in der medizinischen Rehabilitation Abhängigkeitskranker' handelt. Wird ein Termin mit dem gesetzten Kenner 'BORA' erfasst, wird dieser Kenner bei allen Teilnehmern des Termins gesetzt. Der Kenner kann manuell entfernt werden.
Sie haben die Möglichkeit, in einer Terminart eine selbst definierte Mengenzählung (z.B. bei einem öffentlichen Infotermin, wie viele Teilnehmer da waren) zu erfassen. Hierfür setzen Sie das Häkchen bei 'Mengenerfassung von' und tragen im dahinterliegenden Textfeld die Beschriftung der gewünschten Zählung ein.
Wenn Sie das Häkchen bei 'Benutzer automatisch zu neuen Terminen hinzufügen' setzen, ist der Erfasser des Termins auch immer Teilnehmer am Termin. Der Erfasser wird nun automatisch bei der Terminanlage als Teilnehmer eingetragen. Der Termin erscheint somit auch im Benutzerkalender. Eine Korrektur ist bei der Erfassung möglich. Sollen Termine dieser Terminart immer von einem bestimmten Benutzer wahrgenommen werden, können Sie diesen im Schlüsselfeld 'Statt des angemeldeten Benutzers diesen Benutzer hinzufügen' über einen Klick auf das Fragezeichen auswählen. Angeboten werden Ihnen nur Benutzer mit Rechten im Terminkalender. Hat der gewählte Benutzer kein Zugangsrecht zu dem Mandanten, in dem diese Terminart bearbeitet wird, ist diese Option nicht möglich.
Auf dieser Karteikarte können Sie weitere Merkmale zur Definition der Terminart hinterlegen, die Sie auch statistisch auswerten können. Standardmäßig ist die Option 'Nicht erheben' gesetzt. Wollen Sie beim Eintragen des Termins, dass der Benutzer die Merkmale 'Ort der Leistung', 'Art der Leistung', 'Teilnehmer' und 'Wie' selbst auswählen darf, dann nutzen Sie in den jeweiligen Bereichen die Option 'Erheben'. Wollen Sie für die Terminart die Merkmale 'Ort der Leistung', 'Art der Leistung', 'Teilnehmer' und 'Wie' fest vorgeben, haken Sie die gewünschte Option an und nutzen Sie in den jeweiligen Bereichen die Option 'Fix'.
Vergeben Sie im Feld 'Terminart Schlüssel' einen max. 6-stelligen Schlüssel. Der Schlüssel kann nach dem Speichern nicht mehr geändert werden.
Die Terminart kann wahlweise mit einem 'SH-Code', einem 'Kontaktcode' oder einem 'SU und Ber-Code' versehen werden. Haken Sie dazu die entsprechende Option an und wählen über das Fragezeichen den passenden Code aus.
Die 'Statistikkennzeichen' sind für die Datensammlung der Deutschen Suchthilfestatistik relevant. Weitere Informationen dazu finden Sie im Artikel Basisdokumentation - Datensammlung Kontaktzählung.
Im Feld 'Vorgabetext Dokumentation' können Sie einen Standardtext hinterlegen, der bei der Terminvergabe automatisch im Feld 'Gruppendokumentation für alle Teilnehmer' eingetragen wird. Der Text kann bei der Eingabe angepasst werden.
Um dieser Terminart Zusatzwerte, die Sie unter 'Kataloge - Zusatzwerte' definiert haben, zuzuordnen, nutzen Sie den Button 'Hinzufügen'.
Um zugeordnete Zusatzwerte zu entfernen, verwenden Sie den Button 'Entfernen'.
Haben Sie die beim 'Terminart Typ' eine Zielvorgabe gewählt, steht Ihnen anstelle der Karteikarte 'Zuordnung Zusatzwerte' die Karteikarte 'Zuordnung Ziele' zur Verfügung. Die Funktionalitäten sind identisch. Haben Sie den 'Terminart Typ' 'Phase' gewählt, ist diese Karteikarte nicht vorhanden. Bei Verwendung des 'Terminart Typs' 'Krankschreibung' steht Ihnen an dieser Stelle die Karteikarte 'Abzusagende Terminarten' zur Verfügung. Die Funktionalitäten sind identisch.
Um dieser Terminart Doku-Arten, die Sie unter 'Kataloge - Doku-Arten' definiert haben, zuzuordnen, nutzen Sie den Button 'Hinzufügen'.
Um zugeordnete Doku-Arten zu entfernen, verwenden Sie den Button 'Entfernen'.
Weisen Sie der Terminart wahlweise Leistungen aus dem Bereich 'KTL', 'LBR' oder 'OPS' zu. Nutzen Sie dafür die entsprechenden gleichnamigen Karteikarten.
Um eine Leistung zuzuweisen, verwenden Sie den Button 'Hinzufügen'.
Zum Ändern verknüpfter Leistungen wählen Sie die Leistung durch Anklicken aus und nutzen dann den Button 'Bearbeiten'.
Um eine verknüpfte Leistung zu entfernen, verwenden Sie den Button 'Entfernen'.
Haben Sie beim 'Terminart Typ' eine 'Zielvorgabe' gewählt, stehen Ihnen anstelle der Karteikarte 'Zuordnung Leistung' 3 Karteikarten für die Zuordnung von Terminarten zur Verfügung: 'Termine (teilgenommen)', 'Termine (nicht erschienen)' und 'Termine (abgesagt)'. Die Funktionalitäten sind identisch wie auf der Karteikarte 'Zuordnung Leistungen'. So können Sie nun festlegen, ob eine Zielvorgabe neben teilgenommenen Terminen auch abgesagte und/oder Termine, zu denen der Aufenthalt nicht erschienen ist, gezählt werden sollen.
Haben Sie den 'Terminart Typ' 'Phase' gewählt, ist diese Karteikarte nicht vorhanden. Bei Verwendung des 'Terminart Typs' 'Krankschreibung' ist diese Karteikarte ebenfalls nicht vorhanden.
Weisen Sie der Terminart 'Werte' zu, sodass diese nicht mehr nur in der Medizinakte auf der Karteikarte 'Werte', sondern bequem auch über einen Termin erfasst werden können. Die über den Termin erfassten Werte werden ebenfalls in die Medizinakte geschrieben. In der Medizinakte erfasste Werte werden, sollten diese mit der Terminart verknüft sein, auch in dem Termin angezeigt.
Um einen Wert zu verknüpfen, verwenden Sie den Button 'Hinzufügen'.
Zum Ändern verknüpfter Werte wählen Sie den Wert durch Anklicken aus und nutzen dann den Button 'Bearbeiten'.
Um einen verknüpften Wert zu entfernen, verwenden Sie den Button 'Entfernen'.
Die Karteikarte 'Zuordnung Werte' steht Ihnen nur beim 'Terminart Typ' 'Verlauf' zur Verfügung.
Setzen Sie den Schieberegler 'Medizinischer Verlauf' auf 'aktiv', steht Ihnen in der Akte unter 'Medizin - Medizinischer Verlauf' diese Terminart zur Neuanlage zur Verfügung.
Zudem werden Ihnen in der Akte unter 'Medizin - Medizinischer Verlauf' alle Termine angezeigt, in deren Terminart der Schieberegler 'Medizinischer Verlauf' aktiv ist.
Karteikartenübergeifend stehen Ihnen die Buttons 'Bestätigen', 'Abbrechen' und 'Formel bearbeiten', zum Hinterlegen einer Formel zur Abrechnung dieser Terminart, zur Verfügung.