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Vorausgehende Informationen zur Registrierung zum elektronischen Datenaustausch finden Sie im Artikel 'Registrierung zum EPA-S Datenaustausch'.
Für die Erstellung einer EPA-S Akte rufen Sie den Aufenthalt auf und klicken Sie in den Stammdaten auf den Button 'EPA-S'. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem im oberen Bereich ggf. bereits vorhandene Akten gelistet sind. Es kann beliebig viele Akten pro Aufenthalt geben. Akten mit dem grünen Pfeil nach links sind erhaltene Akten und solche mit einem roten Pfeil nach rechts sind selbst erstellte Akten. Mit dem Button 'Ansicht wechseln' können Sie in die Einzelansicht einer Akte wechseln.
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Wählen Sie nun den rechten Button 'Akte exportieren' und bestätigen, dass der Aufenthalt der Weitergabe der Daten zugestimmt hat. Die Exportart steht auf 'verschlüsselt', klicken Sie auf 'weiter' und anschließend auf das Fragezeichen, um die Liste der möglichen Empfänger angezeigt zu bekommen. Sie können die aktuelle EPA-S Teilnehmerliste auch zusätzlich im Artikel 'EPA-S Teilnehmerliste' aufrufen.
Nachdem Sie den Empfänger gewählt und auf 'weiter' geklickt haben, kann die Akte nach Eingabe Ihres Kennwortes über PATFAK verschickt werden. Sollten Sie an dem Arbeitsplatz keinen direkten Zugang zum Internet haben, kann die Akte auch gespeichert und von einem anderen Arbeitsplatz aus an den gewählten Empfänger verschickt werden.
Nach erfolgreichem Versand der Akte über PATFAK erhalten Sie die Meldung 'Akte erfolgreich verschickt'. War der Versand nicht möglich, erhalten Sie eine entsprechende Fehlermeldung. Im Terminkalender des Aufenthaltes wird ein Systemeintrag generiert, dass eine EPA-S Akte verschlüsselt und automatisch verschickt wurde.