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Starten Sie den Dokumentenmanager durch den Aufruf der Lasche ‘Dokumente' beim Aufenthalt.
Dort können Ihnen, je nach Konfiguration, verschiedene ‘Bereiche’, die als Karteikarten der 1. Ebene zu sehen und mit einem gelben Symbol gekennzeichnet sind, zur Verfügung stehen. Jeder ‘Bereich’ kann mehrere ‘Dokumentenbereiche’ beinhalten. Diese werden als Karteikarten der 2. Ebene und mit einem blauen Symbol dargestellt. Haben Sie bei der Konfiguration Ihrer ‘Dokumentenbereiche’ entschieden, dass diese alle einem ‘Bereich’ zugeordnet sind, werden Ihnen nur die 'Dokumentenbereiche’, nicht aber der Bereich angezeigt.
‘Dokumentenbereiche’ können mittels Rechtsklick auf einen Dokumentenbereich aus- und eingeblendet werden.
Hinweise zur Konfiguration der Dokumentenbereiche finden Sie im Artikel ‘Dokumentenbereiche anlegen’.
Innerhalb der verschiedenen ‘Dokumentenbereiche’ steht Ihnen eine Vielzahl an Funktionalitäten zur Verfügung.
Zum Anlegen eines neuen Dokumentes nutzen Sie den Button 'Neu anlegen'. Alle weiterführenden Informationen hierzu finden Sie im Artikel 'Dokumente beim Aufenthalt neu anlegen'.
Beachten Sie bitte Folgendes: Word-Dokumente dürfen nicht passwortgeschützt sein! Wenn das Dokument einen Passwortschutz besitzt, kann beim Öffnen das Makro nicht verknüpft werden und es wird der 'Laufzeitfehler 5485' ausgegeben. Das Dokument kann dann nicht verwendet werden.
Zudem werden Dokumente in veralteten Formaten, z.B. '.doc', nicht unterstützt. Lassen Sie daher die Dokumenten-Vorlage in ein aktuell gültiges Format, z.B. '.docx', umwandeln.
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Durch die Verwendung des Buttons 'Abschließen' wird ein Dokument geschützt und kann nicht mehr verändert werden. Das Dokument kann jederzeit wieder zum Bearbeiten aufgerufen werden, Änderungen werden aber nicht gespeichert. Eine Meldung beim Öffnen des abgeschlossenen Dokuments weist darauf hin. Der Status 'abgeschlossen' kann nicht zurückgenommen werden. Sie erkennen abgeschlossene Dokumente am grünen Status. Dokumente, die noch nicht abgeschlossen sind, haben einen gelben Status.
Wenn Sie die PATFAK app ‘PLINK’ nutzen, können Sie Dokumente unterzeichnen lassen. (Grundsätzlich Informationen finden Sie im Artikel PLINK.) Wählen Sie das entsprechende Dokument aus, klicken auf den Button '‘Unterschreiben' und wählen, sollte die PATFAK app PLINK im Benutzermodus gekoppelt sein, die Option 'Benutzer Endgerät', oder sollte die PATFAK app PLINK im Gerätemodus gekoppelt sein, das entsprechende 'Gerät' für die Unterschrift aus. Sie erhalten auf diesem Gerät eine Push-Nachricht. Öffnen Sie diese und lassen Sie den Aufenthalt auf dem Display unterschreiben. Bestätigen Sie die Unterschrift mit dem roten Haken oder brechen Sie die Eingabe mit dem roten Kreuz ab. Mit dem Mülltonnen-Button kann die Unterschrift erneut getätigt werden. Wenn Sie die Eingabe bestätigt haben, bekommen Sie eine Abfrage, ob Sie die Unterschrift wirklich speichern möchten. Eine nachträgliche Änderung der Unterschrift ist nicht möglich. Die Unterschrift erscheint in der Spalte 'Unterschrift' sowie nach entsprechender Konfiguration im Dokument.
Achtung: Unterschriebene Dokumente werden automatisch abgeschlossen.
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Löschen Sie ein Dokument, indem Sie es markieren und anschließend den Button 'Löschen' benutzen. Das Dokument ist nicht sofort unwiderbringlich unwiederbringlich gelöscht, sondern Sie können es über den Button 'Papierkorb' erneut aufrufen und auch wiederherstellen. Alle Dokumente, die über den Button 'Papierkorb' aufgerufen werden, werden erst beim Ausführen der Protokolllöschung endgültig und unwiderbringlich unwiederbringlich entfernt.
Der Dokumentenmanager ist revisionssicher, Änderungen können nachvollzogen werden. Klicken Sie auf den Button 'Historie', werden Ihnen (falls vorhanden) alle Vorversionen des ausgewählten Dokumentes angezeigt. Mit einem Doppelklick können Sie sich die Details der jeweiligen Vorversion anschauen. Die Vorversionen können aufgerufen, aber nicht verändert werden. Eine entsprechende Meldung beim Öffnen von Historien-Einträgen weist darauf hin.
Ist der gewählte Aufenthalt in Ihrer Einrichtung bereits bekannt und Sie möchten Dokumente aus einem Voraufenthalt in den jetzigen übernehmen, dann klicken Sie auf den Button 'Aufenthalte'. In dem sich öffnenden Fenster können Sie im Multifunktionsmenü 'Filter' diverse Einschränkungen treffen. Im Dropdown-Feld 'Mandant' wählen Sie aus, in welchem Mandanten der Voraufenthalt stattgefunden hat. Bei 'Status' können Sie auswählen, ob Sie Dokumente aus einem aktuellen oder ehemaligen Aufenthalt übernehmen möchten. Im Feld 'Suche' steht standardmäßig bereits der Name des Aufenthaltes.Es werden alle verknüpften Aufenthalte angeboten.
Markieren Sie den gewünschten Aufenthalt und bestätigen Sie die Eingabe mit dem grünen Haken zum Öffnen des Dokumentenmanagers des ausgewählten Aufenthalts. Alternativ geht dies auch mit einem Doppelklick auf den Aufenthalt. Mit dem roten Kreuz brechen Sie die Eingabe ab. Wählen Sie nun das gewünschte Dokument aus. Mit dem grünen Haken können Sie das Dokument übernehmen, mit dem Button 'Öffnen' können Sie sich das Dokument anschauen. Beide Funktionen stehen Ihnen alternativ auch mit einem Rechtsklick zur Verfügung. Es kann immer nur ein Dokument übernommen werden, eine Mehrfachauswahl ist hier nicht möglich.
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Eine Aktualisierung der Anzeige ist jederzeit über 'Aktualisieren' möglich.
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Hinweis: Word Dokumente können gesammelt exportiert werden. Und gescannte Dokumente können automatisch in die Akte importiert werden. Weitere Hinweise dazu finden Sie im Artikel PDI Einstellungen.