Allgemeine Einstellungen des DokumentenmangersDokumentenmanagers, wie z. B. Dokumentengröße, konfigurieren Sie in den 'Programm Einstellungen'. Sie können automatisierte Exporte unter anderem zur Weiterverarbeitung von Daten z.B. in einem DMS (Dokumentenmanagementsystem) und Importe (Scans) von Dokumenten konfigurieren.
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Auf der Karteikarte 'Exportvorgaben' können Sie Vorgaben für den Export von Word-Dokumenten im Dokumentenmanager festlegen.
Dies ist sinnvoll, wenn ein DokumentenmangementsystemDokumentenmanagementsystem, das die Daten weiterverarbeitet, verwendet wird oder z. B. gelöschte Dokumente als Sicherung gespeichert werden sollen. Klicken Sie hierfür auf den Button 'Neu anlegen'.
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Im Bereich 'Dateiname - Codierung' legen Sie fest, wie die exportierte Datei betitelt werden soll. Wir empfehlen den Mandanten, Dokumentenbereich und die PatNr Nummer des Aufenthaltes zu verwenden. Optional können Sie den Vornamen und/oder Nachnamen des Aufenthaltes auswählen. Bei 'Begleitdatei' wählen Sie aus, welche Inhalte in der Bezeichnung der Konfigurationsdatei, die für die Zuordnung des exportierten Dokumentes genutzt wird, zusätzlich erhalten soll.
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Nutzen Sie einen Scanner und möchten die gescannten Dokumente automatisch in die Aufenthaltsakte importieren lassen, konfigurieren Sie dies auf der Karteikarte 'Importvorgaben'. Sie können verschiedene Dateiformate (z. B. Word-Datei, PDF etc) importieren lassen. Klicken Sie hierfür auf den Button 'Neu anlegen'.
Im Bereich 'Allgemein' können Sie den Datensatz über den Schieberegler bei 'Aktiv' aktivieren (grün) oder deaktivieren (rot). Hinterlegen Sie im Feld 'Bezeichnung' einen Titel für den Datensatz. Wählen Sie den 'Dokumentenbereich' aus, für den die Importvorgabe gelten soll. Alle importierten Dokumente werden dann automatisch in diesem Dokumentenbereich abgelegt.
Über das Fragezeichen bei 'Import-Ordner im Programmverzeichnis' wählen Sie den Speicherort ihrer eingescannten Dokumente aus, dieser muss im PATFAK-Verzeichnis liegen. Bei 'Intervall in Minuten' legen Sie fest, in welchem Rhythmus die Importe stattfinden sollen.
Im Bereich 'Dateiname - Codierung' legen Sie fest, wie die gescannte Datei gefunden werden kann. Sie müssen das gescannte Dokument, wie hier festgelegt, im Speicherort beschriften, damit PATFAK die Zuordnung vornehmen kann. Der Mandant und die PatNr Nummer des Aufenthaltes müssen angegeben werden. Wir empfehlen zusätzlich den Dokumentenbereich zu verwenden. Optional können Sie den Vornamen und/oder Nachnamen des Aufenthaltes auswählen. Zum Schluss wird der Dokumentenname inkl. Dateiformat angegeben. Zur Trennung der Bezeichnungen wird kein Leerzeichen verwendet, sondern eine Raute '#'. Beispiel: Ein Word-Dokument soll in den Mandanten 1, bei dem Aufenthalt mit der PatNr Nummer 123456 im Dokumentenbereich 'Befunde' abgelegt werden und ist betitelt mit 'Befundbericht Kardiologie'. Dann lautet die Angabe: M1#123456#Befunde#Befundbericht Kardiologie.docx
Die importierte Datei wird beim Import aus dem Ordner im PATFAK-Verzeichnis automatisch gelöscht.
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