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Im Rahmen der im o. g. Artikel beschriebenen Zuordnung von Bewilligungen mit Kostenübernahme für Begleitungen werden alle elektronisch übermittelten Daten der bewilligten Begleitungen automatisch in der Akte des zugehörigen Aufenthaltes in den 'Stammdaten' auf der Karteikarte 'Begleitung' als 'Begleitperson (Bewilligt)' oder 'Begleitkind (Bewilligt)' neu angelegt. Je nach 'Art der Begleitung' unterscheiden sich die übermittelten und damit eingelesenen Daten. Fehlende Daten (wie z. B. 'Aufnahme' und 'Entlassung') können müssen manuell ergänzt werden.
Bei der Zuordnung einer elektronischen Bewilligung zu einem bereits vorhandenen Aufenthalt mit bereits vorhandener Begleitung werden die vorhandenen Daten ('Art der Begleitung', 'Name', 'Vorname', 'Geburtsdatum') abgeglichen. Sind die Daten identisch, wird der Datensatz aktualisiert. Unterscheiden sich die Daten, wird ein neuer Datensatz für die Begleitung angelegt.
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