Über das Wordmakro Word Makro können geschlechtsspezifische Felder als Platzhalter in eine Dokumenten Vorlage eingefügt werden. Je nach Geschlecht des Aufenthaltes ändert sich die Anrede, der Artikel, die Endung oder das Pronomen. Eine Reihe von geschlechtsspezifischen Feldern sind im Makro bereits vorhanden, diese können aber individuell ergänzt werden. Das kann z.B. notwendig sein, wenn Sie das Pronomen am Satzanfang in Großbuchstaben benötigen.‘Dokumenten Vorlage’ eingefügt werden, um eine entsprechende Anrede, die entsprechenden Artikel, Endungen oder Pronomen zu verwenden.
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Geschlechtsspezifische Platzhalter für das Word Makro definieren Sie unter 'Kataloge - Genera'.
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Neue Platzhalter können Genera erstellen Sie über den Button 'Neuanlage' erstellen.
Das 'Datum' füllt sich automatisch tagesaktuell, eine händische Änderung kann nicht vorgenommen werden.
Unter 'Feldname' geben Sie einen eindeutigen und einmaligen Schlüssel ein.
Benennen Sie einen 'Titel', der später im Auswahlmenü des Word Makros erscheinen wird.
Geben Sie jeweils die männliche sowie die weibliche Form für den geschlechtsspezifische Platzhalter ein und wählen für eine bessere Übersicht eine 'Kategorie' über das Fragezeichen aus. Ist keine passende Kategorie vorhanden, können Sie diese über 'Werte bearbeiten' hinzufügen. Klicken Sie zum Erstellen eines neuen Wertes auf den Button 'Notiz bearbeiten', der Cursor springt automatisch an die letzte Stelle. Definieren Sie nun die neue Kategorie. Speichern Sie Ihre Eingabe mit dem grünen Haken. Um Statistiken nicht zu verfälschen, verzichten Sie bitte auf das Löschen von nicht mehr genutzten Kategorien. Verlassen Sie das Fenster mit dem Button 'Fenster schließen'. Nun können Sie die neu hinzugefügte Kategorie auswählen.Bereits vorhandene geschlechtsspezifische Platzhalter können Sie mit dem Button 'Datensatz bearbeiten' anpassen und verändern.
Löschen können Sie diese über den Button 'Datensatz löschen'.
Das 'Glühbirnen-Symbol' zeigt Ihnen grundsätzliche Informationen zu den Eigenschaften der Eingabefelder der geschlechtsspezifischen Platzhalter an.
Sie können mit einem Klick auf den Button 'Ansicht umstellen' zwischen der Listen- und Einzelansicht wechseln.
Mit den blauen Pfeiltasten können Sie wahlweise zum ersten bzw. letzten Datensatz und zum nächsten oder zurückliegenden wechseln.
Darüber hinaus steht Ihnen eine Filtermöglichkeit zwischen den einzelnen Kategorien unter 'Daten filtern' zur Verfügung. ‘Neu anlegen’.
Zum Bearbeiten bestehender Genera nutzen Sie den Doppelklick bzw. den Button ‘Bearbeiten’.
Zum Löschen verwenden Sie ‘Löschen’.
Um die Anzeige zu aktualisieren, steht Ihnen der Button ‘Aktualisieren’ zur Verfügung.
Zum Aufruf der Infothek verwenden Sie den Button ‘Infothek’.
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Vergeben Sie bei der Neuanlage zuerst den ‘Feldname Word Makro’, damit der Datensatz im Word Makro zugeordnet werden kann.
Geben Sie zudem eine ‘Bezeichnung’ ein.
Danach hinterlegen Sie die geschlechtsspezifischen Bezeichnungen. Ihnen stehen 3 Optionen zur Verfügung:
Herr
Frau
keine Anrede
Je nachdem, welche ‘ANREDE’ in der Akte in den Stammdaten hinterlegt ist, wird im Word Dokument bei Verwendung dieses neuen geschlechtsspezifischen Platzhalters die in den Feldern ‘Herr’, ‘Frau’ bzw. ‘keine Anrede’ angegebene Schreibweise genutzt.
Zudem muss dem Datensatz noch ein ‘Typ’ zugewiesen werden. Es handelt sich um ein selbstlernendes Feld.
Sowohl das Feld ‘Feldname Word Makro’ als auch ‘Typ’ sind Pflichtfelder.