Aufnahmeplanung

Sie haben die Möglichkeit, geplante Aufenthalte anzulegen und zu verwalten. Hierfür benötigen Sie nur wenige Angaben (Name, Vorname). Sie erhalten so einen Überblick über die Anfragesituation Ihrer Einrichtung und können die Aufnahmen gezielt steuern.

Um einen geplanten Aufenthalt anzulegen, klicken Sie auf der Karteikarte 'PATFAK' im Hauptmenü auf den Button 'Neu'. Sie haben drei Möglichkeiten einen geplanten Aufenthalt anzulegen. Wenn Sie einen Aufenthalt anlegen möchten, den Sie noch nicht kennen, klicken Sie auf 'Geplanter Aufenthalt ohne Datenübernahme'. Füllen Sie im Eingabefenster die gelb hinterlegten Pflichtfelder 'Name' und 'Vorname' aus. Die Felder 'Geschlecht' und 'Geburtsdatum' sind optional und können auch später noch ausgefüllt werden. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit dem grünen Haken oder brechen die Eingabe mit dem roten Kreuz ab. Nach Bestätigung öffnet sich die Lasche 'Stammdaten' der neu angelegten Akte. Wenn Sie bereits wissen, wann die Aufnahme erfolgen soll, wechseln Sie auf die Karteikarte 'Maßnahme' (beachten Sie, dass die Karteikarte bei Ihnen umbenannt sein kann) und füllen das Feld 'Aufnahme am' aus. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit dem grünen Haken oder brechen diese mit dem roten Kreuz ab.

Um einen Aufenthalt zu planen, der Ihnen bereits durch einen Voraufenthalt bekannt ist, suchen Sie diesen ehemaligen Aufenthalt im Hauptmenü. Markieren Sie den Aufenthalt und klicken auf den Button 'Neu'. Wählen Sie nun 'Geplanter Aufenthalt aus ….(Nummer) - ….(Name, Vorname)' aus. Es öffnen sich die Übernahme-Einstellungen. Hier können Sie auswählen, welche Informationen aus dem Voraufenthalt übernommen werden sollen. Die 'Stammdaten' werden immer übernommen. Um die anderen Möglichkeiten, z. B. 'Dokumente', 'Diagnosen', die 'Basisdoku' etc. auszuwählen, stellen Sie den entsprechenden Schieberegler auf grün. Bestätigen Sie die Eingabe mit dem grünen Haken. Es öffnet sich die Lasche 'Stammdaten' der neu angelegten Akte. Wenn Sie bereits wissen, wann die Aufnahme erfolgen soll, wechseln Sie auf die Karteikarte 'Maßnahme' (beachten Sie, dass die Karteikarte bei Ihnen umbenannt sein kann) und füllen das Feld 'Aufnahme am' aus. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit dem grünen Haken oder brechen diese mit dem roten Kreuz ab. Sie erhalten eine Abfrage, ob Sie verwandte Aufenthalte zusammenführen möchten. Bestätigen Sie dies mit dem grünen Haken, wenn die Aufenthalte verknüpft werden sollen. Über die Lasche 'Aufenthalte' können Sie dann einsehen, wie oft bereits ein Aufenthalt in der Einrichtung war und auf die Altdaten zugreifen. 

Sie können auch einen Aufenthalt mit Datenübernahme aus einem anderen Mandanten planen. Hierfür benötigen Sie Zugriffsrechte auf den anderen Mandanten. Klicken Sie im Hauptmenü über den Button 'Neu' die Option 'Geplanter Aufenthalt aus anderem Mandant' an und wählen den entsprechenden Mandanten aus. Es öffnet sich ein Auswahlfenster. Geben Sie bei 'Aufenthalt' den Namen des gesuchten Aufenthaltes ein. Bei 'Status' können Sie die Datenmenge eingrenzen, indem Sie auswählen, in welchem Status sich der gewünschte Aufenthalt im anderen Mandanten befindet. Bei 'Mandant' haben Sie die Möglichkeit, den vorausgewählten Mandanten noch mal zu wechseln. Wählen Sie den entsprechenden Aufenthalt mit einem Doppelklick aus oder markieren diesen und klicken den Button 'OK' an. Es öffnen sich die Übernahme-Einstellungen. Hier können Sie auswählen, welche Informationen aus dem Voraufenthalt übernommen werden sollen. Die 'Stammdaten' werden immer übernommen. Um die anderen Möglichkeiten, z. B. 'Dokumente', 'Diagnosen', die 'Basisdoku' etc. auszuwählen, stellen Sie den entsprechenden Schieberegler auf grün. Bestätigen Sie die Eingabe mit dem grünen Haken. Es öffnet sich die Lasche 'Stammdaten' der neu angelegten Akte. Wenn Sie bereits wissen, wann die Aufnahme erfolgen soll, wechseln Sie auf die Karteikarte 'Maßnahme' (beachten Sie, dass die Karteikarte bei Ihnen umbenannt sein kann) und füllen das Feld 'Aufnahme am' aus. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit dem grünen Haken oder brechen diese mit dem roten Kreuz ab.  Sie erhalten eine Abfrage, ob Sie verwandte Aufenthalte zusammenführen möchten. Bestätigen Sie dies mit dem grünen Haken, wenn die Aufenthalte verknüpft werden sollen. Über die Lasche 'Aufenthalte' können Sie dann einsehen, wie oft bereits ein Aufenthalt in der Einrichtung war und auf die Altdaten zugreifen. 

Ihr geplanter Aufenthalt bekommt eine Planungsnummer. Diese Planungsnummer hat bei der Aufnahme des Aufenthalts keine Relevanz. Die Nummer dient nur zur Identifizierung des Datensatzes im Programm. Alle Planungsnummern beginnen mit dem Buchstaben P.

Wenn ein Aufenthalt die Aufnahme absagt, dann löschen Sie diesen Datensatz nicht. Es ist ja gut möglich, dass er es sich anders überlegt. Es gibt die Möglichkeit, den Datensatz zu archivieren. Rufen Sie die Stammdaten des Aufenthaltes auf und setzen auf der Karteikarte 'Basisdaten' den Schieberegler im Feld 'Archiviert' auf grün. Wenn er doch aufgenommen werden möchte, setzen Sie den Schieberegler wieder auf rot.

Um einen Überblick über die geplanten Aufnahmen zu bekommen, gehen Sie über den Button 'PATFAK - Info' mit einem Klick auf die Lasche 'Belegung'. Weitergehende Informationen erhalten Sie im Artikel https://redline-data.atlassian.net/wiki/spaces/Infothek/pages/1013317755.