EPA-S Akte empfangen und verwenden

Alle Einrichtungen, die mit PATFAK, PATFAK ambu oder PATFAK light arbeiten und sich zum EPA-S Datenaustausch registriert haben, können Ihnen verschlüsselte EPA-S Akten senden. Die Akten müssen von Ihrem Postfach abgerufen werden.

Rufen Sie über 'Kommunikation - EPA-S' die EPA-S-Verwaltung auf und klicken Sie auf den Button 'EPA-S Postfach abrufen'. Geben Sie Ihr Kennwort ein. Sind Akten im Postfach enthalten, sehen Sie das in einem Informationsfenster. Nachdem Sie bestätigt haben, dass Sie die Akte importieren möchten, wird die Akte entschlüsselt. Haben Sie die Akte nicht importiert, können Sie diese später über den Button 'EPA-S Akten aus Importordner einlesen' entschlüsseln und einlesen. Sie können den Akten Bezeichnungen geben, die jederzeit geändert werden können.

Ist der Aufenthalt, für den Sie eine EPA-S-Akte erhalten haben, bereits in Ihrem System vorhanden, können Sie die EPA-S-Akte zum Bearbeiten aufrufen und über das Fragezeichen bei 'Aufnahmenummer' dem Aufenthalt zuordnen. Erhalten Sie eine Akte für einen Aufenthalt, der in Ihrem PATFAK noch nicht angelegt ist, so brauchen Sie an dieser Stelle nichts zu tun. Sie können die nicht zugeordnete Akte später im Rahmen einer Neuaufnahme verwenden.

Um die in der EPA-S-Akte enthaltenen Informationen dem vorhandenen Aufenthalt zuzuordnen und ggf. enthaltene Anlagen in den Dokumentenmanager zu importieren, wählen Sie beim Aufenthalt in den Stammdaten den Button 'EPA-S'. In einem neuen Fenster werden Ihnen die EPA-S-Akten des Aufenthaltes angezeigt. Aktivieren Sie die Stammdaten des Aufenthaltes, in dem Sie in eines der Felder klicken, und ziehen Sie entweder einzelne Informationen aus der EPA-S Akte in das entsprechende Datenfeld bei Ihrem Aufenthalt, oder ziehen Sie die gesamte Akte auf die Leiste 'automatischer Import'. An der Stelle, an der die Angaben aus der EPA-S-Akte mit vorhandenen Einträgen beim Aufenthalt kollidieren, stoppt der automatische Import, um Ihre Entscheidung abzufragen, welcher Wert genommen werden soll. Klicken Sie auf 'Wert aus Akte übernehmen', wird das in PATFAK vorhandene Feld überschrieben. Klicken Sie auf 'Alten Wert beibehalten', wird das Feld in PATFAK nicht überschrieben. Den Import können Sie an dieser Stelle auch abbrechen.
Auf der Karteikarte 'Adressen' in der EPA-S-Akte wird pro Adresse zunächst nur eine Zeile angezeigt. Durch einen Doppelklick auf die Adresszeile werden die Details der Adresse geöffnet und stehen dann für den Import zur Verfügung. 
Für den Import der Krankenkasse gehen Sie in den Stammdaten des Aufenthaltes auf die Karteikarte 'Krankenkasse' und öffnen die Bearbeitung, indem Sie in eines der Felder klicken. Aus der EPA-S Akte wählen Sie unter der Karteikarte 'Adressen' den Eintrag 'Krankenkasse' und öffnen diesen mit einem Doppelklick. Ziehen Sie anschließend den Eintrag 'Suchname' in das Feld 'Krankenkasse' der PATFAK Datenmaske. Im Anschluss daran öffnet sich die Auswahl der Krankenkassen. Dort ist dann der 'Suchname' bereits eingetragen. Wenn die gewünschte Adresse vorhanden ist, kann hier bestätigt werden und die Daten werden übernommen. 
Für den Import von Individual-Adressen, öffnen Sie in den Stammdaten die Karteikarte 'Adressen' und klicken auf den Button 'Neu Anlegen' und wählen dort die Option 'Individual-Adresse' aus. In dem sich öffnenden Fenster wählen Sie dann den Button 'EPA-S' und in der EPA-S-Akte wählen Sie die Karteikarte 'Adressen'. Die Adresse, die Sie übernehmen möchten, ziehen Sie auf den roten Eintrag 'Automatischer Import'. Die Daten werden in den entsprechenden Feldern eingetragen. Tragen Sie zusätzlich noch die 'Relation' ein und bestätigen Sie die Eingabe.

Die Daten des KDS 3.0 können Sie ebenfalls über das Ziehen der Akte in die zum Bearbeiten geöffnete Basisdokumentation importieren.

Um Anlagen, die in einer Akte enthalten sind, in den Dokumentenmanager zu importieren, öffnen Sie die Karteikarte 'Anlagen'. Über die rechte Maustaste wählen Sie die Option 'In den Dokumentenmanager importieren'. Es öffnet sich das Fenster 'Speichern unter'. Hier haben Sie die Möglichkeit, den 'Dokumentenbereich' zu wählen, in dem die Datei abgelegt werden soll. Außerdem haben Sie im Feld 'Bezeichnung' die Möglichkeit, die Datei umzubenennen. Bilder können auch in die Zwischenablage kopiert werden, um sie dann beim Aufenthalt zu hinterlegen.

Um einen Aufenthalt aus einer empfangenen Akte neu anzulegen, gehen Sie zunächst auf 'PATFAK - Neu' und wählen entweder die Option 'Geplanter Aufenthalt ohne Datenübernahme' oder 'Aktueller Aufenthalt ohne Datenübernahme'. Anschließend klicken Sie in den Stammdaten auf den Button 'EPA-S'. Über den Button 'Akte importieren' werden Ihnen die Optionen 'EPA-S Akte aus Datei importieren' und 'Noch nicht zugeordnete EPA-S Akte auswählen' angeboten. Die 2. Option ist voreingestellt. Klicken Sie auf den Button 'Weiter' und wählen Sie die Akte aus, aus der Sie einen neuen Aufenthalt anlegen möchten. Klicken Sie auf 'Fertigstellen' und ziehen Sie die Akte anschließend auf den 'automatischen Import' und speichern den neuen Aufenthalt.