Fahrtkosten neu anlegen

Auf der Lasche ‘Fahrtkosten’ haben Sie die Möglichkeit, Fahrtkostenbelege zu erfassen. Im Grid erhalten Sie dadurch jederzeit eine Übersicht über alle Fahrtkosten, die ausgezahlt wurden. Im Grid lassen sich wie üblich Spalten ein- und ausblenden, so dass alle gewünschten Informationen auf einen Blick zu sehen sind. Ebenso stehen im Grid die ‘Sortierung’ und ‘Gruppierung’ zur Verfügung. Es können Belege und Listen ausgedruckt werden. Die Fahrtkosten können sofort bei der Eingabe oder auch später nach der Auszahlung sowohl in die Abrechnung als auch in eine Kasse gebucht werden.

Grundsätzliche Informationen zu den Fahrtkosten finden Sie im Artikel Fahrtkosten.

Für die Neuanlage eines Fahrtkostenbeleges rufen Sie die Akte eines Aufenthaltes auf und wählen dort die Lasche ‘Fahrtkosten'. Um Fahrtkosten neu anzulegen, wählen Sie im Multifunktionsmenü ‘Datensatz' den Button 'Neu anlegen'.

In dem sich öffnenden Fenster tragen Sie als Datum ‘vom’ das Datum ein, an dem die Reise beginnt. In das Datum 'bis’ tragen Sie das Datum ein, an dem die Reise endet. Die Datumwerte werden in die Abrechnung übergeben, wenn ein Abrechnungssatz erzeugt wird. Ebenso können diese Datumwerte in eine Kassenbuchung übergeben werden. Außerdem können die Datumwerte in Drucken ausgegeben werden.

Im Feld ‘von’ können Sie den Abfahrtsort/-adresse manuell eintragen. Über den Button mit den drei Punkten greifen Sie auf die beim Aufenthalt hinterlegten Adressen zu. Im Feld ‘nach’ können Sie den/die Zielort/-adresse manuell eintragen. Über den Button mit den drei Punkten greifen Sie ebenfalls auf die beim Aufenthalt hinterlegten Adressen zu. In das Feld ‘Strecke’ können Sie die gefahrenen Kilometer eintragen. Die Daten können über ‘Drucke’ ausgegeben werden.

In das Feld ‘Anfahrt mit’ können Sie das Verkehrsmittel eintragen, das genutzt wurde. Ein Auswahlmenü hinterlegen Sie in ‘Kataloge - Globale Kataloge - Fahrtkosten’ (siehe Artikel Fahrtkosten - Konfiguration). Alternativ tragen Sie den Text manuell in das Feld ein. Der Text kann in den Drucken ausgegeben werden.

In das Feld ‘Anlass’ können Sie den Grund für die Auszahlung (Anreise, Heimfahrt etc.) eintragen. Ein Auswahlmenü hinterlegen Sie in ‘Kataloge - Globale Kataloge - Fahrtkosten’ (siehe Artikel Fahrtkosten - Konfiguration). Alternativ tragen Sie den Text manuell in das Feld ein. Der Text kann in den Drucken ausgegeben werden.

In das Feld ‘Grundlage’ können Sie den Nachweis für die Höhe der Fahrtkosten eintragen. Ein Auswahlmenü hinterlegen Sie in ‘Kataloge - Globale Kataloge - Fahrtkosten’ (siehe Artikel Fahrtkosten - Konfiguration). Alternativ tragen Sie den Text manuell in das Feld ein. Der Text kann in den Drucken ausgegeben werden.

In das Feld ‘Kennzeichen’ können Sie ein Kürzel zur Unterscheidung von z.B. öffentlichen Verkehrsmitteln oder Kilometergeld für Drucke hinterlegen.

In die Textfelder ‘Position 1' bis 'Position 6’ können Sie die einzelnen Verkehrsmittel, für die Sie die Beträge separat eingegeben wollen, eintragen. Ein Auswahlmenü hinterlegen Sie in ‘Kataloge - Globale Kataloge - Fahrtkosten’ (siehe Artikel Fahrtkosten - Konfiguration). Alternativ tragen Sie den Text manuell in das jeweilige Feld ein. Den Geldbetrag tragen Sie in das zweite Feld ein. Die ‘Summe’ wird automatisch errechnet. Die Texte und die Geldbeträge können in Drucken ausgegeben werden. Die ‘Summe’ kann in ein Kassenbuch und/oder in die Abrechnung übergeben werden.

Als ‘Zahldatum’ können Sie das Datum der Auszahlung eintragen. Dies kann in Drucken ausgegeben werden.

Wenn der Fahrtkostenbeleg in ein Kassenbuch gebucht werden soll, ist es notwendig, das Feld ‘Kassenbuch’ auszufüllen. Mit einem Klick auf den Button mit den drei Punkten öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie das gewünschte Kassenbuch auswählen können. Sie haben die Möglichkeit, ein ‘Konto’ und eine ‘Kostenstelle’ manuell einzutragen. Ein Auswahlmenü kann über ‘Kataloge - Globale Kataloge’ definiert werden. (Nähere Informationen finden Sie im Artikel Buchungsdaten - Konten und Kostenstellen definieren (für Kassenbücher und Fahrtkostenbelege).) Die Felder ‘gebucht am’ und ‘in Kasse gebucht’ werden automatisch ausgefüllt, sobald eine Kassenbuchung erzeugt wurde.

Zur Übergabe des Fahrtkostenbeleges in die Abrechnung ist das Ausfüllen der Felder ‘Abrechnungsschlüssel’ und ‘Leistungsträger’ notwendig. Mit einem Klick auf den jeweiligen Button mit den drei Punkten öffnet sich die Auswahl der Abrechnungsarten (Abrechnungsschlüssel) und die Auswahl der Leistungsträger. Tipp: Ganz unten im Fenster der Leistungsträger finden Sie die ‘Auswahl der Leistungsträger’ des betroffenen Aufenthaltes.

Über das Multifunktionsmenü haben Sie die Möglichkeit, die Eingaben zu ‘Bestätigen’ oder ‘Abbrechen’ ohne zu speichern. Pflichtfelder sind: Datum ‘vom’ und Datum ‘bis’, ‘Anlass’ und ‘Summe'.

Sobald ein ‘Kassenbuch’ eingetragen wurde, steht der Button ‘Kassenbuchung erzeugen’ zur Verfügung, um den Fahrtkostenbeleg in die gewählte Kasse zu buchen.

Nach dem Eintragen der ‘Abrechnungsart’ und des ‘Leistungsträgers' können Sie den 'Abrechnungssatz erzeugen’, um den Fahrtkostenbeleg in die Abrechnung zu übergeben.

Für geänderte Fahrtkostenbelege zeigt ‘Historie anzeigen’ den Bearbeitungsverlauf an.

Mit dem Button ‘km berechnen' öffnet sich die Internetseite mit dem Routenplaner. Der gewünschte Routenplaner kann unter ‘Administration - Mandanten Einstellungen - Systemvorgaben’ im Feld ‘Dienst für Routenberechnung’ festgelegt werden.

Über den Button ‘Infothek’ gelangen Sie in die Wissensdatenbank für PATFAK.